En matière de société civile, seule l’assemblée générale annuelle a une valeur juridique. Son but est de présenter les comptes sociaux de la SCI, et de statuer sur l’ensemble des questions relatif à sa vie sociale. Sachez toutefois que la consultation des associés peut se faire par d’autres moyens que l’assemblée générale. Donc, si les statuts prévoient une assemblée générale ordinaire, au moins une fois par an, elle doit respecter des règles bien précises.
Consulter les associés en assemblée générale
La consultation de tous les associés en assemblée générale relève du rôle du gérant. Ainsi, il peut choisir entre :
- un mode de convocation écrit
- et, un mode de convocation verbale
Dans le premier cas, il est préférable de procéder par lettre recommandée avec accusé de réception. Cela permet d’écarter les éventuels conflits sur la validité de la convocation. Ainsi, la lettre doit être adressée aux associés de la SCI au moins 15 jours avant la date de la réunion.
Dans le second cas, aucun délai de consultation n’est requis du moment que tous les associés sont présents ou représentés lors de la réunion. Toutefois, il faut faire attention avec cette modalité, parce que le défaut de convocation entraine une nullité des délibérations.
Mettre les documents nécessaires à la disposition des associés
Lorsque le gérant de la SCI convoque les associés en assemblée générale annuelle, il doit également faire parvenir certains documents nécessaires à l’information de ces derniers :
- les textes de résolution proposés
- le rapport sur l’activité du gérant, avec les bénéfices réalisés ou les pertes encourues
- les comptes sociaux de la SCI
- etc.
Autrement, ces mêmes documents doivent être tenus à la disposition des associés au siège social de la SCI pour que chacun puisse prendre connaissance de leurs contenus.
Réaliser l’assemblée générale
Un quorum est-il nécessaire ?
Aucun quorum n’est requis pour que l’assemblée générale annuelle puisse avoir lieu convenablement. Sauf, si les statuts le prévoient. Dans ce cas, si le quorum n’est pas atteint, les associés ne peuvent pas délibérer.
Une feuille de présence est-elle obligatoire ?
La tenue d’une feuille de présence n’est pas obligatoire sauf si les statuts ont fixé un quorum pour la validité des décisions. En effet, ce document atteste la présence effective des associés, et permet d’écarter tout risque de contestation sur la validité des résolutions.
Un associé peut-il se faire représenter ?
En effet, un associé peut voter par procuration si et seulement si les statuts de la SCI le permettent. Dans ce cas, la procuration doit être écrite et dument signée par l’associé représenté. Le choix d’un tiers (autre qu’un associé) est possible, à condition que les statuts l’autorisent.
Quelle est la majorité de prise de décision ?
Les règles de majorité applicables aux décisions collectives peuvent être librement fixées dans les statuts. Elles peuvent différer en fonction des décisions à prendre. Par exemple :
- Majorité simple (50 % des voix + une voix) pour les décisions ordinaires
- Majorité renforcée pour les décisions extraordinaires
Par ailleurs, le calcul de la majorité peut se faire en nombre d’associés, en capital ou en nombre d’associés et en capital. En plus, force est de préciser dans les statuts si la totalité des associés sont pris en compte ou uniquement les associés présents ou représentés lors de l’assemblée.
À défaut de règles de majorité, les décisions sont prises à l’unanimité. Même dans un acte écrit.
Où doit se tenir l’assemblée générale annuelle ?
Libres aux associés (ou au gérant) de déterminer le lieu de la réunion. Elle peut se tenir au siège social, au domicile d’un associé…, pourvu que l’endroit soit accessible à tous.
Qui sont les membres du bureau de l’assemblée ?
Les statuts peuvent prévoir un bureau d’assemblée, constitué par :
- Un président, qui est souvent le gérant de la SCI. Sinon, le rôle de la présidence est confié à l’associé le plus âgé ou à celui qui détient le plus de parts sociales. Ainsi, il a pour rôle de diriger les débats et de veiller à ce que l’ordre du jour soit respecté.
- Un ou deux scrutateurs, désignés pour seconder le président. Ils sont entre autres chargés de veiller sur le bon déroulement de l’assemblée.
- Un secrétaire de séance, qui peut également être assuré par l’un des scrutateurs.
Les questions sur lesquelles l’assemblée peut délibérer
Les associés ne peuvent aborder que les questions relatives à l’ordre du jour. Par exemple, sur :
- la gestion du gérant
- la nomination d’un nouveau gérant
- la révocation d’un gérant
- etc.
Naturellement, c’est l’occasion pour les associés de s’exprimer, de discuter et de voter sur les perspectives d’avenir.
Le procès-verbal d’assemblée générale annuelle
Les décisions d’assemblée prises au sein d’une SCI doivent faire l’objet d’un procès-verbal. Sa rédaction incombe au gérant ou au secrétaire de séance. Ainsi, il doit contenir :
- les caractéristiques de la réunion (dénomination sociale, capital social…)
- les participants à la réunion (noms, prénoms des associés présents, représentés…)
- l’ordre du jour
- le résumé des débats
- le résultat des votes
- etc.
Dernier point : le procès-verbal sera signé par le gérant, et éventuellement par un autre associé.